Automatizar los procesos contables es solo una de las formas por medio de las cuales las empresas pueden maximizar sus ganancias y optimizar su operación. Entre sus ventajas están la reducción de los costos, el trabajo continuo 24/7 y la liberación del capital humano.
Aun así, hoy todavía hay empresas que se aferran al trabajo manual y repetitivo y dudan en automatizar sus finanzas. Ya sea por desconfianza o por ignorancia, no automatizar es cada día más costoso.
¿En qué consiste automatizar los
procesos contables?
En pocas palabras, la automatización consiste en implementar softwares que replican el trabajo humano a través de una configuración vía código para realizar una tarea. En este caso, un proceso contable.
Sus beneficios están dados, justamente, porque el trabajo que antes realizaba un humano en X cantidad de tiempo puede ser replicado por una máquina en una fracción. Esto permite que el humano invierta sus recursos en tareas con mayor impacto en el corazón del negocio. Lo que incrementa la efectividad de la operación y, además, le otorga ventajas a la organización frente a sus competidores.
De esta forma, las tareas repetitivas que no tienen un valor añadido para la empresa, como la conciliación de cuentas con los bancos, las realiza un robot. Mientras que las tareas directamente relacionadas con el negocio, y que producen un valor añadido a las ganancias, las efectúan los humanos.
3 razones cruciales para automatizar los procesos contables
¡Lo que estás gastando sin pensar!
Según un estudio publicado por la agencia AberdeenGroup, la diferencia entre un departamento de contabilidad bien organizado y uno mal organizado es abismal. La inversión de recursos y el gasto de operación en aquellas empresas que no integran soluciones automatizadas en sus procesos es mucho mayor que en aquellas que lo hacen.
Por ejemplo, los departamentos bien organizados tardan en procesar una factura entrante en aproximadamente 4.1 días. Mientras que los departamentos mal organizados tardan 6.1.
Además, un estudio de Kodak Alaris demostró que cerca del 3% de los documentos gestionados por las empresas están mal clasificados por el trabajo manual, lo que puede tener costos de recuperación de documentos de hasta 200 euros.
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¡Estás corriendo riesgos innecesarios!
Uno de los mayores beneficios de la utilización de sistemas para automatizar los procesos contables es la reducción de los riesgos de operación. Con el trabajo manual, se está constantemente expuesto al errar humano. Pero no con los sistemas automatizados.
Ya que estos software se dedican a repetir reglas y están preprogramados para actuar de forma repetitiva y mecánica, la automatización de procesos contables logra reducir los errores (y sus consecuencias) casi a cero.
Con esto, puedes evitar: pérdidas de facturas, errores en los pagos, falta de trazabilidad, errores en el almacenamiento, costos innecesarios de gestión de llamadas y comunicación con los proveedores, errores en el procesamiento de las facturas que resulten en retrasos, etc.
Asegura el trabajo continuo
Con la pandemia hemos aprendido que uno de los mayores retos que tienen que enfrentar los diferentes departamentos es asegurar el trabajo continuo en caso de emergencias.
Aún cuando no hablamos de una pandemia o de confinamiento, el área contable debe estar preparada para funcionar de forma ininterrumpida en caso de enfermedad de los contables o de vacaciones. Para esto es crucial contar con un software de automatización de procesos contables.
Tratándose de un robot para automatizar los procesos contables , el software es accesible 24/7 los 365 días del año en caso de que el tomador de decisiones, gerente o CEO requiera de una información específica almacenada en el sistema o necesite hacer un proceso contable. Además, este puede ser implementado desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, lo que les da flexibilidad a los trabajadores y a la empresa a trabajar de forma remota sin importar el panorama coyuntural.
