En Axys hemos consolidado una de las mejores estrategias para analizar sistemas de gestión, estados financieros y productividad de las organizaciones en las que realizamos procesos de auditoría. Gracias a esto, mostramos grandes análisis de carácter productivo y administrativo que resultan fundamentales para el óptimo desarrollo de la actividad económica de las empresas, logrando así organizaciones más fuertes y confiables para los clientes.
En este sentido, en Axys contamos con un equipo profesional y perfectamente capacitado en el desarrollo de todo tipo de servicios de auditoría, que le permiten a nuestras empresas obtener las herramientas necesarias para mejorar su sistema de gestión interno, aprobar una auditoría externa o construir informes especiales acorde a la norma.
Con la experiencia y conocimientos recogidos en Axys, en este blog te traemos los 5 principales consejos que tu empresa y sus miembros pueden aplicar para superar con éxito un proceso de auditoría, ya sea interna o externa:
- Conocer el estándar:
Tanto en el desarrollo de una auditoría interna como en el de una externa, es importante que la empresa conozca a cabalidad los estándares o metodologías bajo los cuales se le va a hacer seguimiento. En el caso de un auditor externo, la norma ISO 19011 es el manual de seguimiento más importante. Por esto, tanto los empleados responsables de los procesos clave como los principales tomadores de decisiones deben estar preparados y conocer la norma a cabalidad. Esto permite que todas las partes involucradas no sólo proporcionen toda la información correcta al auditor -optando por la transparencia-, sino que entiendan los procesos que se llevan a cabo y, al final del proceso, las recomendaciones y hallazgos que se les presentarán. Para que esto suceda, es importante que de forma interna la empresa se preocupe por la formación de los empleados y el establecimiento de un cronograma de tareas a seguir frente a la auditoría.
Sobre este último punto, es importante recalcar la importancia de llevar a cabo procesos concebidos de forma inteligente en el tiempo. Por ejemplo, es prudente realizar una auditoría interna un mes antes de la auditoría externa de calidad. Alrededor de este tiempo se encuentra la cantidad perfecta que permitirá medir correctamente la organización y los sistemas de gestión, a la vez que preparará al personal y permitirá hacer las correcciones necesarias para la auditoría de calidad. Por el contrario, un tiempo mayor hará que el personal que debe ser formado pierda el interés u olvide cosas y, un tiempo menor, no permitirá que se hagan las correcciones necesarias o se solucionen las dudas de los empleados.
2. Reconocer la importancia de las auditorías internas e invertir en ellas
Los procesos de auditoría interna permiten a las organizaciones detectar problemas en los procedimientos y sistemas de funcionamiento interno que en ocasiones se pueden pasar por alto. Por esto, entre más riguroso y exigente sea este proceso, se le presentarán a la organización mejores y más exactas herramientas para propender a la mejora de sus procedimientos contables, administrativos, laborales, etc.
En este mismo sentido, en caso de encontrarse en proceso de preparación para una auditoría externa, las auditorías internas le permiten a la organización encargarse de las inconformidades que, aunque parezcan insignificantes, pueden atraer la atención del auditor externo. Por eso es importante que tanto tomadores de decisiones como empleados estén convencidos de que la auditoría interna puede funcionar como un taller de preparación en el que todos los miembros desarrollen las habilidades que se necesitan para sobrellevar con éxito la auditoría externa (como las necesarias para las entrevistas) y las herramientas que mejoren los procesos internos de la empresa.
3. Gestión documental
En últimas, tanto auditorías internas como externas llevan a cabo procesos en los que se revisan los procedimientos contables, administrativos, laborales, etc., de la empresa para comprobar que se cumplen con los criterios establecidos. Para que esto se pueda llevar a cabo, dentro de la organización -empresa- debe existir un sistema de gestión plenamente operativo que esté acompañado por la existencia de toda la documentación sobre la cual los auditores puedan basar la revisión. A continuación, algunos de los principales puntos sobre los cuales debe hacerse énfasis antes de la auditoría con el fin de que a la empresa desarrolle el proceso de forma satisfactoria:
- Tener claro el inventario de información documentada que se requiere para los diferentes procedimientos de la empresa.
- Reflexionar sobre si la información documentada es adecuada para el entendimiento, planificación, ejecución y control de las actividades de su proceso.
- Definir las actualizaciones, modificaciones o eliminaciones que se requieran y disponer de un plan de trabajo.
- Tener disponibles los registros de gestión. Esta es la evidencia objetiva que el auditor verificará.
En caso de que la auditoría se desarrolle de forma remota, añadimos estos 2 últimos consejos:
- Garantizar que se cuenta con la infraestructura virtual necesaria para realizar a cabo la labor, y de que en caso de falla se cuenten con canales alternos para solucionar imprevistos y dar continuidad a la auditoría.
- Adaptar los sistemas de información de la empresa para hacer accesible la información y que los equipos de trabajo puedan desarrollar sus labores de forma virtual.
4. Gestión de la evaluación y el seguimiento
La auditoría, en realidad, constituye sólo una parte de un proceso cíclico de evaluación y seguimiento, y no debe ser entendida como un fin en sí misma. En consecuencia, el proceso de auditoría no puede concluir con la entrega del informe final, ya que dentro de este se establecen hallazgos e inconformidades sobre las cuales la empresa deberá implementar acciones correctivas. Para esto, dentro del mismo informe se encontrarán todas las herramientas necesarias para identificar las causas que producen estas inconformidades y que darán paso a procesos de mejora dentro de la organización. Es importante que todos dentro de la empresa comprendan la importancia que estos correctivos tienen en el proceso de mejora continua de los procedimientos propios para que se puedan aplicar correctamente.
Consecuentemente, se deben tomar seriamente las acciones correctivas producto de la auditoría para que se puedan limitar los problemas recurrentes y se mejoren los procedimientos internos. Hay que recordar que cualquier hallazgo dentro de un proceso de auditoría puede significar un aplazamiento o negación de la certificación de su empresa (en el caso de las auditorías externas).
Por último, es crucial que antes de un proceso de auditoría tanto interno como externo se revise el último informe de auditoría realizado y se verifique que se hayan desarrollado ya las acciones correctivas necesarias a partir de las no conformidades, las oportunidades de mejora y los hallazgos contemplados por el auditor. Así, se evitará caer nuevamente en los mismos problemas.
5. Mantener la calma
Después de haber pasado por todos los consejos técnicos para superar con éxito una auditoría, es necesario, también, hablar de las acciones que pueden realizar los tomadores de decisiones de la empresa: mantener la calma. Es necesario comprender que los auditores están allí para buscar las oportunidades de mejora de la empresa. La idea es verificar que la organización cuenta con un sistema de gestión idóneo para su actividad y que este se utilice e implemente de forma que permita la mejora constante. Así, es normal que se encuentren no conformidades y hallazgos, pues justamente estos son el punto central de la auditoría. Es importante que el tomador de decisiones:
- No sobre reaccione cuando se le presenten los hallazgos encontrados a lo largo de la auditoría, pues estos no significan el fallo de la revisión, sino oportunidades de mejora.
- No defienda situaciones que no tienen sustento. Hay situaciones evidentes en las que se deben reconocer las falencias con humildad con el propósito de mejorar. Por supuesto que existen posibilidades de argumentar los resultados, pero en ocasiones estos ya constituyen una no conformidad sustentada en la evidencia.
Por el contrario, en vez de preocuparse por las conclusiones mismas de la auditoría, el tomador de decisiones debe aprovechar los consejos y la experticia del auditor sobre las formas de mejora que este propone. Al final del día, el auditor es un aliado para la empresa que viene a apoyar el proceso de mejora, más no un enemigo.
